Niezależnie od tego, czy jesteśmy sprzedającym lub wynajmującym, czy nabywcą lub najemcą, warto orientować się w zasadach sporządzania protokołu zdawczo-odbiorczego. To dokument, który może uchronić nas od wielu nieprzyjemnych sytuacji.
Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, z którym możemy spotkać się przy różnych okazjach. Jego cel zawsze jest jednak taki sam – potwierdzenie przekazania czegoś w określonym stanie technicznym i z określonym wyposażeniem. Protokół zdawczo-odbiorczy to bardzo ważny dokument, który chroni interesy stron uczestniczących w transakcji sprzedaży lub wynajmu nieruchomości bądź ruchomości.
Wiele osób wciąż nie praktykuje sporządzania protokołu przekazania nieruchomości przy wynajmie. W innych krajach, np. w Wielkiej Brytanii, dokument ten prawie zawsze idzie w parze z umową najmu i sprzedaży. Powstają tam nawet firmy specjalizujące się w inwentaryzacji, którym można zlecić sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego lokalu użytkowego czy ruchomości.
Czytaj także: Jak sprawdzić czy mieszkanie jest zadłużone?
Czego może dotyczyć protokół zdawczo-odbiorczy?
Najczęściej protokół zdawczo-odbiorczy dotyczy budynku. Może nosić wówczas nazwę protokołu odbioru mieszkania albo protokołu przekazania domu. Równie dobrze możemy jednak spotkać się np. z protokołem zdawczo-odbiorczym samochodu lub innej ruchomości, która jest sprzedawana bądź wynajmowana. Dokument ten może dotyczyć również gruntów, zwłaszcza jeśli na ich obszarze znajdują się zabudowania.
Kiedy i jak sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?
Zasadniczo, protokół zdawczo-odbiorczy lokalu możemy sporządzić na dowolnym etapie transakcji. W praktyce jednak najlepiej zrobić to tuż przed oddaniem nieruchomości lub ruchomości do użytkowania. Dzięki temu unikniemy np. sytuacji, że w chwili przygotowywania protokołu zdawczo-odbiorczego liczniki będą wskazywały inne wartości, niż w dniu, kiedy nastąpi oddanie.
Odpowiadając na pytanie kiedy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy należałoby podkreślić, że w żadnym wypadku nie jest to obowiązkowe. Wiele osób decyduje się jednak na ten krok, aby uniknąć niepotrzebnych nerwów i kłopotów. W ustawie o ochronie praw lokatorów jest bowiem mowa o tym, że protokół zdawczo-odbiorczy stanowi podstawę rozstrzygania roszczeń pomiędzy najemcą a wynajmującym. W razie stwierdzenia wad w zakupionym lokalu, jest także podstawą do dochodzenia praw z tytułu rękojmi.
Protokół odbioru mieszkania czy protokół przekazania domu możemy sporządzić samodzielnie. Jeśli to nasz pierwszy dokument tego typu, warto posiłkować się wzorami protokołów, które dostępne są w Internecie. Protokół odbioru mieszkania jest także sporządzany podczas sprzedaży mieszkania. Należy taki protokół sporządzić, ponieważ zabezpieczy on nasze mieszkanie przed ewentualnymi wadami ukrytymi. Warto się zabezpieczyć, zwłaszcza gdy kupujemy okazję inwestycyjną, co do której nie jesteśmy pewni.
Co sprawdzić przed wykonaniem protokołu?
Przygotowanie protokołu zdawczo odbiorczego mieszkania czy innej nieruchomości wymaga przeprowadzenia czegoś w rodzaju inwentaryzacji lokalu. Następnie, w gestii najemcy lub nabywcy jest to, aby zweryfikować, czy zapisy protokołu przekazania nieruchomości pokrywają się ze stanem faktycznym. Trzeba dokładnie sprawdzić każdy element, o którym mowa w protokole, a także upewnić się czy wszystkie usterki zostały uwzględnione i szczegółowo opisane w tym dokumencie. W celu sprawdzenia prawdziwości protokołu odbioru mieszkania najlepiej umówić się na spotkanie i ocenić stan lokalu na spokojnie, przy świetle dziennym. Wszelkie niedopatrzenia mogą bowiem skutkować dla którejś ze stron późniejszymi kosztami.
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?
Nie ma jednej z góry narzuconej formy protokołu zdawczo-odbiorczego nieruchomości. Prawda jest jednak taka, im bardziej szczegółowo sporządzimy protokół, tym będzie stanowił on skuteczniejsze zabezpieczenie dla obydwu stron, które go podpisują. Dąży się więc do tego, aby dokument ten zawierał następujące informacje:
- miejsce i data przekazania nieruchomości,
- numer umowy,
- opis stanu technicznego i ewentualnych usterek,
- spis wyposażenia w poszczególnych pomieszczeniach lokalu,
- stan sufitów, ścian, podłogi, drzwi, okien,
- stan liczników wody, gazu i energii elektrycznej,
- przekazywane akcesoria wraz z podaniem ich liczby, np. pilot do garażu, klucze,
- informacje dotyczące dodatkowych pomieszczeń przynależnych do lokalu, np. piwnica.
Załącznik do protokołu zdawczo-odbiorczego nieruchomości powinna stanowić dokumentacja fotograficzna. Mowa o zdjęciach zarówno lokalu, jak i poszczególnych elementów jego wyposażenia, ale szczególnie ważne jest sfotografowanie usterek. Powinno zależeć na tym przede wszystkim najemcy, aby nie został on posądzony o spowodowanie lub pogłębienie tych usterek.
Kto i jak długo powinien przechowywać protokół zdawczo-odbiorczy?
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania czy innej nieruchomości zawsze powinien być sporządzany w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Należy przechowywać go do końca okresu wynajmu, gdyż wówczas posłuży do weryfikacji zmian w stanie technicznym i stanie wyposażenia lokalu. Jeśli obawiamy się, że papierowa wersja protokołu zdawczo-odbiorczego lokalu może ulec zagubieniu, warto zrobić jej skan.
Protokół zdawczo-odbiorczy to bez wątpienia ważny dokument. Jeśli zainwestujemy czas w jego sporządzenie, mamy szansę zaoszczędzić sobie wiele wydatków i nerwów.
Czytaj także: Dokumenty potrzebne do sprzedania działki
Obejrzyj poniższe wideo i dowiedz się więcej!
Sprawdź 3 strategie inwestowania, których nauczysz się na naszych szkoleniach:
Zobacz, jak wygląda proces inwestycyjny w praktyce:
